راهکارهایی برای اعطای نمایندگی

راه‌اندازی نمایندگی و حواله وکالت به دیگران یکی از دشوارترین مفاهیم نزد صاحبان کسب‌و‌کارهای کوچک است. بسیاری از آنها شرکت‌های کنونی‌شان را با سرمایه اندک و روی سطح صفر آغاز کرده‌اند.

به همین خاطر، تصور راه‌اندازی نمایندگی یا حواله وکالت به کسی دیگر برای آنها سخت است. آنها می‌ترسند که مبادا همین نخستین گام‌هایشان با شکست مواجه شود. آنها حتی حق دارند که از سپردن مسوولیت‌های مهم به کسانی که چندان نمی‌شناسند، هراسان باشند، اما خوشبختانه نمایندگی می‌تواند ساده‌تر از تصورات شما باشد. عواقب، مزایا و منافع راه‌اندازی یک نمایندگی نیز باورنکردنی و مثبت هستند.
لیزا پایک، مدیر شرکت نقل و انتقال اسکرایب‌رایت واقع در واشنگتن، می‌گوید: «نمایندگی نوعی تصمیم‌گیری است، اما این تصمیم تنها در راستای رشد و توسعه بیشتر گرفته می‌شود. اگر قصد دارید تا به کسب‌و‌کارتان پر و بال تازه‌ای بدهید و شاهد رشد روزافزون آن باشید، ناگزیر باید به اشخاص دیگر اعتماد کنید.» خود خانم پایک که شرکت‌اش را در سال 2002 راه‌اندازی کرد، حرکت در مسیر راه‌اندازی نمایندگی را بسیار دشوار می‌داند و توامان معتقد است که می‌توان به موفقیت‌های زیادی از طریق آن دست یافت. او ادامه می‌دهد: «وقتی نخستین بار کسب‌و‌کارم را راه انداختم، تقریبا بیش از نه ماه به طور بی‌وقفه کار کردم و حتی یک روز هم به خودم استراحت ندادم. به معنای واقعی کلمه، روزی 20 ساعت کار می‌کردم. حتی در لباس‌هایم می‌خوابیدم تا صبح‌ها دیگر وقت اضافی تلف نکنم.» اما خیلی زود او خودش را در دشواری بزرگی یافت.
خانم پایک می‌گوید: «شبی را به خاطر می‌آورم که ساعت یک بامداد بود. شب قبلش هم تا چهار بامداد کار کرده بودم. ناگهان زدم زیر گریه، زیرا کار بی‌اندازه‌ای را بر دوش خودم گذاشته بودم.» او تصمیمش را در همان لحظه می‌گیرد، اینکه کار بیش از اندازه باید از جایی به بعد متوقف شود: «تصمیم خود را گرفته بودم. این شیوه از کار باید متوقف می‌شد.» اما او دقیقا چه کرد؟ خانم پایک فردای همان روز تصمیم به استخدام کارمندان جدید گرفت و درخواست پذیرش نمایندگی را به همه جا ارسال کرد. یک روز نگذشته بود که او با شش کارمند خوب قرارداد بسته بود و نزدیک به پنجاه پیمانکار در سرتاسر کشور حاضر به پذیرش نمایندگی بودند، اما شاید سوال این باشد که امروزه کار او به چه نحوی پیش می‌رود. اجازه دهید خودش در این مورد سخن بگوید: «این روزها، تنها 45 ساعت در یک هفته کار می‌کنم. کسب‌و‌کارم تقریبا 2 میلیون دلار در سال درآمد دارد. ساعات کاری من در حال کاهش و درآمد سالانه‌ام در حال افزایش است. حتی می‌توانم به تعطیلات بروم و به جای آن همه کار قدری هم تفریحات داشته باشم.» اینجا سعی خواهیم کرد تا بر اساس تجربیات و آموزه‌های خانم لیزا پایک بسیاری دیگر از کسانی که به این موفقیت دست یافته‌اند، ده روش برای واگذاری نمایندگی معرفی کنیم.

1- بر توانایی‌ها و قابلیت‌های خود متمرکز شوید.
کاتلین راید، مدیر و بنیانگذار اسمارت تاک واقع در آستین تگزاس می‌گوید: «فهرستی از توانایی‌ها و همچنین ناتوانایی‌هایتان تهیه کنید. این فهرست باید شامل امور و کارهایی باشند که هم شما دوست دارید در شغلتان انجام دهید و هم از انجام آنها بیزار هستید.» شما می‌توانید با تهیه این فهرست نسبت به اموری که توانایی چندانی در آنها ندارید آشنا شوید. توامان شما می‌توانید با مشخص‌کردن توانایی‌هایتان نسبت به جذب نمایندگان تازه خوش‌بین باشید. حتی می‌توانید اموری را که از انجام آنها بیزار هستید به نمایندگان خود محول کنید.

2-  نرختان را معین کنید.
لورا واگ، بنیانگذار و مالک شرکت مورفوس واقع در ماریتا، معتقد است که «اگر قصد دارید سالانه 200 هزار دلار درآمد داشته باشید و هفته‌ای فقط 50 ساعت کار کنید، آنگاه نرخ شما تقریبا معادل است با 90 دلار در یک ساعت. من عادت داشتم تا کارت‌های تبریک و تشکر را دست‌نویس کنم، اما پس از آنکه نرخ ساعتی خودم را مشخص کردم دریافتم که این عادت مانع از نرخ 90 دلار در ساعت می‌شود.» وقتی نرخ ساعتی خود را معین می‌کنید آنگاه می‌توانید نسبت به مواردی که باید آنها را خودتان بر عهده بگیرید و مواردی که باید آنها را به نمایندگان خود حواله دهید، تصمیم‌گیری دقیق و مناسبی داشته باشید.

3- به آرامی شروع کنید.
اگر با پیمانکاران بیرونی قرارداد می‌بندید، ابتدا قراردادتان را به صورت سه ماهه تنظیم کنید. ترسناک است که کنترل خود بر مسوولیت‌ها و وظایف را از دست دهید. این ترس می‌تواند شما را از حرکت باز دارد. پس شایسته است که ابتدا به آرامی کارتان را با نمایندگان و پیمانکاران بیرونی شروع کنید و سپس به تدریج به وضعیت مورد نظرتان شکل دهید.

4- آموزه‌هایتان را انتقال دهید.
لورا شولز، ریاست شرکت ارتباطات شولز واقع در آتلانتا می‌گوید: «بسیاری از ما گمان می‌کنیم که همه کارهایی که انجام می‌دهیم بسیار خوب هستند و حتی بر این تصور هستیم که دانش زیادی در قبال مسائل گوناگون کار خود داریم.» ابتدا سعی کنید تا وظایف و مسوولیت‌ها را به چندین و چند گام ساده و مشخص تقسیم کنید تا اشخاص مختلف بتوانند این مسیرها و گام‌ها را به آسانی پیگیری کنند. آموزه‌های جزء به جزء و مشخص را به آنها انتقال دهید و وقتی احساس کردید که آنها به قدر کافی آماده شده‌اند، آنگاه به آنها اجازه دهید که راه‌شان را خودشان پی بگیرند.

5- مسائل و امور را با دقت پیگیری کنید.
لیزا پایک می‌گوید: «سیستم‌های ذی‌حسابی و پاسخگویی را برقرار کنید تا وقتی نمایندگی یا وکالت را به دیگران منتقل کردید هرگز این احساس را نداشته باشید که کنترل‌تان بر امور را از دست داده‌اید و دیگر نمی‌توانید مسائل مربوطه را با دقت پیگیری کنید. در شرکت ما مثلا گروه من واجد اعدادی است که هر یک از اعضا باید با استفاده از عدد خاص خودش حضور خود را اعلام کند. من می‌توانم به این طریق مطمئن شوم که آنها چه کار می‌کنند، کی می‌آیند و کی می‌روند و به چه نحوی شرکت ما را در گستره سرتاسری‌اش نمایندگی می‌کنند.

6- شرکت‌تان را مکانیزه و خودکار کنید.
سیستم‌ها را از نو ایجاد نکنید، بلکه آنها را مکانیزه کرده و به سیستم‌های خودکار بدل سازید. آقای شولز می‌گوید: «اگر رو به جلو بر زمان کارتان سرمایه‌گذاری کنید، آنگاه زمان آزاد به شما باز می‌گردد، چراکه با این کار سیستم‌های کسب‌و‌کارتان مکانیزه شده‌اند و به زمان خودکار دست یافته‌اند.»

7- به نحوی سنجیده و فکرشده به وظایف نگاه کنید.
پایک در این مورد می‌گوید: «اجازه دهید که طناب بندبازی به آرامی حرکت کند. با آرامش خاطر طناب را در هر نقطه‌ای که صلاح می‌دانید بکشید تا خوب کار کند. وظیفه شما همین است؛ چراکه شما یک بندباز هستید و اگر طناب شما خوب کار نکند آنگاه باید بیشتر و سنجیده‌تر فکر کنید.»

8- در زمان مناسب و پیش از دیگران، انتقادهای خود را طرح کنید.
مارک گولستون، مدیریت شرکت استیل پارتنر واقع در وستپورت کانزاس می‌گوید: «پیش از آنکه مذاکره را شروع کنید و نمایندگی و وکالت را به کسی حواله دهید، ابتدا از زیردست‌تان بپرسید: «چه زمانی وقت مناسب آن فرا می‌رسد تا شما بتوانید به صحبت‌های من بابت ضرورت‌های کار گوش دهید و توجه مناسبی به مسائل جاری داشته باشید؟». اگر شما از کسی انتقاد کنید، آنگاه از آنها خواسته‌اید که به نحوی درست به وظایف خود عمل کنند، اما حتی اگر به کسی توضیح دهید که از وی چه می‌خواهید و وی چه باید انجام دهد، باز هم آنها فراموش خواهند کرد و کار را کاملا زمین خواهند گذاشت. در عوض، تلاش کنید تا زمان مناسب برای انتقاد را پیدا کنید؛ یعنی اینکه آنها چه زمانی آماده پذیرش وکالت یا نمایندگی از طرف شما هستند.»

9- خطرهای زمانی و مکانی را به جان بخرید.
زمان و مکان همیشه بر وفق مراد شما نخواهد بود. به قول راید «از شما زمان خواهد گرفت تا بتوانید بیرون بروید و کسی را مناسب وکالت و نمایندگی پیدا کنید، اما پیش از آنکه تحویل نمایندگی را محقق کنید و مکان مناسب‌اش را رصد کنید، زمان بیشتری هم در اختیار ندارید. این موقعیت واقعا دشوار است. پس باید خطرش را به جان بخرید و سپس شاهد آن باشید که کسب‌و‌کارتان به نحو فزاینده‌ای توسعه می‌یابد.»

10- دفترهای حسابداری را بررسی کنید.
آیا حسابدار شما، در پایان هر نیم فصل کاری، مطالعه لازم در مورد مقدار درآمد ذخیره‌شده کسب‌و‌کارتان، از طریق نمایندگان، وکلا و پیمانکاران شما، را انجام می‌دهد؟ به قول خانم لیزا پایک «این حسابرسی سبب خواهد شد تا شما بیش از پیش نسبت به ادامه روند کنونی‌تان ترغیب شوید و به اندوخته‌های خود بیفزایید.»

منبع: دنیای اقتصاد