X
تبلیغات
پیکوفایل
رایتل

تجزیه و تحلیل پارتو: ابزاری مفید برای اولویت‌بندی

تصور کنید که به‌تازگی مسوولیت مدیریتی جدیدی دریکی از واحدهای شرکت به‌عهده گرفته‌اید. بدیهی است در ابتدای کار با انبوهی از کارها و مسائل جدیدی مواجه خواهید بود. در حالت مطلوب، خواسته شما تمرکز بر رفع مسائل مهم‌تر است، اما چگونه تصمیم‌گیری می‌کنید که ابتدا به سراغ کدام مساله بروید و آیا بسیاری از دیگر مشکلات به همان مهم‌ترین مساله وابسته است؟  تجزیه و تحلیل پارتو ابزار ساده‌ای است که برای اولویت‌بندی مسائل بر اساس درجه اهمیت آنها است. با استفاده از این روش قادر خواهید بود نتایج فوق‌العاده حاصل از اولویت‌بندی درست را تجربه کنید.

معرفی ابزار

ابزار تجزیه و تحلیل پارتو –که به قانون 80-20 نیز معروف است-توسط ژوزف جوران معرفی و توسعه داده شده است و سپس به افتخار اقتصاددان ایتالیایی که در سال 1906 طی پژوهشی دریافته بود 80 درصد ثروت جامعه در کشور ایتالیا در اختیار 20 درصد مردم قرار دارد، «قانون پارتو» نامیده شد.  برای استفاده از این ابزار گام‌های زیر را بردارید:

گام 1) مسائل را شناسایی و فهرست کنید. در مرحله نخست لیستی از کلیه مسائلی که نیاز به حل و فصل دارند، تهیه کنید. در صورت امکان با مشتریان و کارکنان خود برای تکمیل این لیست گفت‌وگو کنید. می‌توانید از روش‌هایی مانند نظرسنجی برای دریافت این اطلاعات کمک بگیرید.

گام 2) علل ریشه‌ای هریک از مسائل را شناسایی کنید. بعد از برداشتن گام اول، برای هر مساله علل اساسی و ریشه‌ای آن را شناسایی کنید.

گام3) مسائل را امتیازدهی کنید. اکنون لازم است برای هریک از مسائلی که فهرست کرده‌اید، امتیازدهی کنید. روش امتیازدهی شما به نوع مشکل بستگی خواهد داشت. برای مثال اگر شما در حال تلاش برای بهبود سود سازمان هستید، ممکن است امتیازدهی خود را بر مبنای ایجاد هزینه برای سازمان انجام دهید. یا اگر در حال تلاش برای بهبود رضایت مشتریان هستید، ممکن است مبنای امتیازدهی شما براساس تعداد شکایات کاهش یافته بر اساس اولویت حل مسائل باشد.

 

 

گام4) مسائل همراستا را دسته‌بندی کنید. برای مثال اگر ریشه چند مساله سازمان به صورت مشترک به موضوع کارکنان مرتبط بود، آنها را در یک گروه قرار دهید.

گام5) به هرگروه از مسائل امتیاز بدهید. در این مرحله می‌توانید هر گروه از مسائل را امتیازدهی کنید. گروهی که بالاترین امتیاز را کسب کند، بالاترین اولویت و گروهی که کمترین امتیاز را به خود اختصاص دهند، کمترین اولویت را خواهند داشت.

گام 6) اقدام کنید. اکنون با شناسایی گروهی از مسائل با اولویت و امتیازدهی می‌توانید با اطمینان به حل مسائل بپردازید. براساس قانون پارتو می‌توان پیش‌بینی کرد 80 درصد عارضه‌های سازمانی شما با حل این 20 درصد مسائل پراولویت برطرف شوند.

مثالی از تجزیه و تحلیل پارتو

برای مرکز خدمات پس از فروش یک محصول افزایش رضایت مشتریان یکی از اهداف کلیدی است. برای تحقق این هدف، مدیر یکی از این مرکز تصمیم می‌گیرد گام‌های اشاره شده را برای پیدا کردن مهم‌ترین مساله مشتریان طی کرده و به رفع آن بپردازد. در ستون دوم جدول زیر شکایات مشتریان فهرست شده است و در ستون سوم نیز دلایل بروز آن شناسایی شده است. ستون چهارم نیز تعداد هر یک از شکایات را نشان می‌دهد:

 

 

سپس مدیر مذکور نتایج را گروه‌بندی می‌کند (گام‌های 5 و 6) و به هر گروه امتیازدهی می‌کند:

نیاز به آموزش(ردیف‌های 5 و 6 جدول)- تعداد 51 شکایت

تعداد کم کارکنان تلفنچی (ردیف‌های 1 و 2 جدول)- تعداد 21 شکایت

سازماندهی و آمادگی ضعیف (ردیف‌های 3 و4)- تعداد 6 شکایت

همان‌طور که مشاهده می‌شود مدیر این مرکز خدمات تنها با رفع مساله نیاز آموزشی قادر خواهد بود بخش عمده‌ای از شکایات را برطرف کند و این قدرت ابزار تجزیه و تجلیل پارتو را به نمایش می‌گذارد.

روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۱۲۶ به نقل از Mindtools